sobre señalamientos previos a la administración actual
(San Juan, PR) – “Acerca del reciente informe emitido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, que identificó varios señalamientos desde el año 2017, es importante aclarar que todos los señalamientos administrativos incluidos en los hallazgos del informe de auditoría se originaron en períodos anteriores a la actual administración del alcalde Miguel A. Romero Lugo. En dicho informe, se presentaron varios hallazgos administrativos por parte de la Oficina del Contralor; para lo que la actual administración del Municipio de San Juan ha tomado varias acciones para atenderlos.
Con relación a un contrato otorgado en el 2017, el informe identificó un total de $437,793 en pagos realizados de manera contraria a las leyes y regulaciones aplicables en el 2018, incluyendo pagos sin un contrato formal por escrito y pagos en exceso debido a errores matemáticos. Esta administración reforzó los procedimientos de revisión y autorización de pagos, asegurándonos de que todo contrato esté debidamente formalizado por escrito antes de cualquier desembolso. Además, hemos implementado una revisión adicional para evitar errores matemáticos. La porción que correspondía fue recobrada por el Municipio del contratista.
Durante el proceso de transición de la administración anterior a la presente, se detectó que dos corporaciones privadas prestaron servicios sin autorización formal. Ante esto, se realizó una investigación completa de lo que se había identificado en la transición y se le solicitó a dichas corporaciones que cesaran sus operaciones eliminando así dicha práctica.
Se desprende en el informe de evidencia que sugiere una posible apropiación ilegal de unos $7,000 de fondos públicos por parte de un pagador especial nombrado en el 2014, con deficiencias en el manejo de los fondos de caja chica. Estos fondos no estaban en la caja fuerte al revisarse la misma. Cuando ocurrió la situación, inmediatamente se le removió al empleado de las funciones de su puesto relacionadas al control de fondos. Aunque la totalidad de los fondos se encontró en una fecha posterior, el caso ha sido referido por el Municipio a las autoridades correspondientes para una investigación completa, y hemos implementado controles más estrictos sobre el manejo de fondos de caja chica, incluyendo auditorías internas regulares.
El informe detalla que se enmendó un contrato en el 2018 que aumentó el mismo por $2,866,843 sin las justificaciones adecuadas, y se realizaron pagos improcedentes por un total de $3,283 que se efectuaron con el presupuesto de un año fiscal posterior. Ante esto, se ha instituido un protocolo más estricto para la modificación de contratos, que requiere la aprobación de un comité de revisión. Además, se han implementado controles adicionales para asegurar que los pagos se realicen dentro del año fiscal correspondiente.
El Departamento de Salud tenía cuentas por cobrar que no estaban registradas en los registros contables del Municipio, con errores en la facturación de servicios de sala de emergencias. Este señalamiento también trata sobre registros contables de la pasada administración. Al llegar la administración actual, se creó una nueva estructura organizacional diseñada para crear la sombrilla de Dirección de Asuntos Financieros a cargo de un (1) director auxiliar que responde directamente al director ejecutivo del Departamento de Salud.
Dentro de las unidades y áreas de trabajo que pertenecen a esta nueva estructura se encuentra: 1) Contabilidad, 2) Presupuesto, 3) Facturación y 4) Recaudaciones. Esta nueva estructura se formalizó con el objetivo de continuar estableciendo cumplimiento según lo requiere el Código Municipal de “Tomar medidas adecuadas, solicitar y/o recomendar el establecimiento de controles para proteger y salvaguardar los fondos, valores y propiedad municipal”. Asimismo, desde julio de 2021, con el propósito de documentar adecuadamente las gestiones de cobro en el Departamento de Salud se ha fortalecido el mecanismo de Carta de Cobro como gestión para fortalecer el recaudo. Gracias a estas gestiones administrativas y de cobro, esta administración ha aumentado en $18 millones el cobro y facturación en nuestro sistema de Salud Municipal.
Se identificó un pago de diferencial salarial impuesto desde enero de 2017, donde ese empleado posteriormente dejó de realizar dichas funciones por lo que procedía eliminar el diferencial. Hemos revisado todos los pagos de diferenciales salariales, se ha ordenado el recobro y se han implementado verificaciones adicionales para asegurar que se apliquen correctamente en el futuro.
Dentro de un contrato de una compañía que lleva contratada en el Municipio desde el 1998, se detectó que en el 2018 se facturaron $2,870 que no procedían. Una vez se detectó, se realizó el recobro. Con el comienzo de nuestra administración se implementó una revisión exhaustiva de todos los contratos de servicios profesionales para asegurar que cumplan con los requisitos establecidos y se han reforzado los controles de autorización de pagos.
Se encontró una ausencia de regulación para controlar los inventarios de materiales médico-quirúrgicos y medicamentos, lo que provocó deficiencias en la gestión del inventario. Este señalamiento fue detectado también durante las vistas de transición en el 2020. Esta administración ha establecido un sistema de control de inventario que permite un seguimiento detallado de los suministros médicos y se ha capacitado al personal sobre la importancia de la gestión adecuada de estos materiales.
Varias posiciones clave de recaudación de ingresos estaban vacantes desde el 2017, lo que afectó la eficiencia en la recaudación de fondos. Hemos llevado a cabo un proceso de reclutamiento para cubrir las posiciones vacantes, lo que ha mejorado significativamente la eficiencia en la recaudación de ingresos municipales.
10. No se efectuaron auditorías por la Oficina de Auditoría Interna desde el 26 de mayo de 2017 al 29 de diciembre de 2020, lo que provocó que la Oficina de Auditoría Interna del Municipio no proporcionara la supervisión adecuada durante la administración anterior. Ante esto, se ha reforzado la Oficina de Auditoría Interna con personal, se ha nombrado una auditora interna en calidad de empleada de carrera, no como empleada de confianza como se hacía en el pasado, lo que fomenta la independencia en el criterio de las investigaciones a ser realizadas por dicha Oficina. También se han establecido protocolos para garantizar la supervisión continua y efectiva de todas las operaciones municipales.
Desde el inicio de esta administración, hemos trabajado para corregir las deficiencias heredadas y hemos implementado medidas correctivas para asegurar la transparencia, eficiencia y cumplimiento en todos los procesos municipales.
Además, el Municipio de San Juan firmó un Acuerdo de Colaboración con la Oficina del Contralor este año para fortalecer las buenas prácticas de administración y evitar señalamientos, brindando capacitación y orientación a nuestro personal.
El Municipio de San Juan reafirma su compromiso con la transparencia y el buen manejo de los fondos públicos. El acuerdo de colaboración firmado con la Oficina del Contralor es un paso importante para garantizar que los procesos administrativos cumplan con los más altos estándares de integridad y que futuras administraciones cuenten con la formación y los recursos necesarios para evitar errores similares”.
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